El arte del manejo del tiempo

¿DE DÓNDE SALE EL TIEMPO?

No me da tiempo, no puedo ir al gimnasio, estoy a tope, llego tarde, ya lo haré mañana… ¿de dónde sale el tiempo? O ¿Por qué a unos les da tiempo a hacer 6 cosas y otros no terminan 2?

Si lo piensas, el manejo del tiempo es un arte pero también es una ciencia.

Es curioso, pero al volver de vacaciones y después de trabajar 2 semanas de agosto a medio gas, me he dado cuenta que he perdido ritmo y que no soy capaz de producir la misma cantidad de trabajo que antes… por eso he estado pensando sobre la gestión del tiempo.

¿por qué en 1 hora de alta productividad soy capaz de hacer 5 cosas y en 2 horas a medio gas no hago ni la mitad?

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO

Hay personas que son capaces de sacar su carga de trabajo habitualmente, mientras que otras habitualmente están quejándose de que no les da tiempo. Además es curioso, pero la experiencia me ha enseñado que siempre los que más se quejan son los que menos trabajan y que los más efectivos en el manejo del tiempo difícilmente se quejan (como todas las reglas, con excepciones).

Pensando sobre la gestión del tiempo y las personas, no encuentro relación entre el que más horas trabaja y el que más produce; a veces coincide y otras no, pero si encuentro relación entre las personas que quieren más, piden más, es decir, personas con ganas de seguir aprendiendo y mejorando, contentas con lo que hacen y las que más producen.

Se me vienen a la cabeza varias frases al respecto:

“Mientras se tiene ganas de aprender, se tiene actividad para seguir adelante”.

“La motivación no es algo externo que dependa de los demás, sino interno”.

“Las personas felices producen mucho más”.

Otro hecho curioso es que las personas menos productivas, suelen echarle la culpa a la empresa: las cosas no funcionan como deberían, no se les reconoce sus méritos, los jefes son unos incompetentes, las cosas funcionan mejor en la empresa de al lado…

GESTIÓN DEL TIEMPO PERSONAL

Hubo una época en mi vida que era soltero, trabajaba en una multinacional 12 horas diarias y no tenía tiempo para nada. Trabajar 5 días a la semana y salir el fin de semana, ese era el resumen de mi vida.

Posteriormente con el tiempo y la madurez conseguí ser más productivo y sacar mucho más trabajo en tan sólo 8 horas; ya no era necesario “figurar” en la empresa, ni las comidas de horas. Sin embargo, esta mejora en mi productividad laboral no implicó el desarrollo de más tareas al margen del trabajo.

Pensando sobre esto es como he llegado a una de las grandes verdades sobre el manejo del tiempo: la gestión del tiempo es en realidad la gestión de la vida, por eso es tan importante hacerlo bien, porque el tiempo pasado ya nunca se puede recuperar, igual que la vida pasada nunca se puede recuperar o repetir.

Me acuerdo de una frase que decía un antiguo jefe mío: “las ventas son como las risas, las que no hagas hoy, ya nunca las harás”. Mañana harás las ventas de mañana, pero hoy es el único día que puedes hacer las de hoy. Esto es aplicable a todo en la vida.

Un día en el que no disfrutas de nada, en el que no has estado con tu familia, has hecho algo de provecho o al menos te has reído una vez, es un día perdido. Pero como ya está perdido y no se puede recuperar, hay que saber olvidarlo, pasar página y pensar nuevamente en hoy.

La gestión del tiempo es la gestión del día de hoy.

El arte de manejar tu tiempo es el arte de manejar tu equilibrio personal, lo que yo llamé en otro post: El equilibrio de tus micromundos como clave para alcanzar la felicidad. Estos 2 links llevan a 2 de mi posts favoritos, así que si tienes tiempo, te recomiendo que los leas.

LOS LADRONES DEL TIEMPO

Puede que no sea capaz de saber de dónde viene el tiempo, pero si que sé algunas de las causas de la pérdida del mismo:

• La televisión: instrumento diabólico que te puede dejar sentado durante horas sin hacer nada.
• Internet y las redes sociales: algo que si tu no lo controlas, te controla a ti.
• Juegos de móvil, Play, online, etc.: este no le he sufrido personalmente, pero lo padezco con mis hijos.
• Personas ladronas de tiempo: esos que siempre están hablando, que siempre interrumpen y te hacen perder 10 o 15 minutos que no podías perder y que no te aportan nada.
• La pereza: un genérico para hacer alusión a ese peso que se apodera de ti y no te deja salir del sofá o empezar una nueva tarea o terminar una cosa para empezar la siguiente.
• La nebulosa. Con esto me refiero a ese estado en el que están algunas personas que siempre tienen mucho que hacer, pero realmente no lo tienen organizado, ni programado por lo que les cuesta acabar cosas y la sensación de prisa no les deja pensar. Esos que siempre van con prisa, pero nunca van a ningún lado.

LA PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

Parezco mi madre hablando de la planificación y el orden, pero cuando pienso en el manejo del tiempo, creo que la clave está en la motivación y la planificación.

Lo primero es querer y lo segundo saber planificar. Saber distinguir entre lo importante, lo urgente, lo necesario y lo superfluo. Manejando adecuadamente estas 4 variables y evitando a los ladrones del tiempo tienes mucho ganado.

Hay momentos en los que te rodea lo urgente y es cuando la gestión del estrés y el saber no entrar en pánico es la clave.

En otros momentos estás rodeado de cosas importantes y es cuando hay que dar lo mejor de uno mismo. Evitar errores y hacerlo lo mejor posible cueste lo que cueste.

Sin embargo, cuando estás haciendo tareas necesarias, pero que no son claves hay que saber dedicarles el tiempo y el esfuerzo preciso.

Y por último, cuando estás haciendo cosas superfluas tienes que saber manejar el tiempo para que la inversión sea la mínima necesaria.

En otro orden de cosas, hay que saber atreverse con las tareas grandes, pero intercalando medianas y pequeñas, sabiendo conceder a cada cosa la importancia que tiene y sin perderse en los detalles o los retoques finales que a veces pueden consumir más tiempo que la propia tarea. Por ejemplo, a la hora de hacer un post, si no te autoimpones una disciplina adecuada puedes dedicar más tiempo a buscar una imagen que en escribir el propio post…

También es muy importante saber acabar… En el mundo de las ventas se habla de la capacidad de saber cerrar una venta, esa gran diferencia entre un gran vendedor y un gran conversador, saber cuando algo está listo para ser cerrado… Un gran vendedor, además de gestionar muchos potenciales clientes a la vez es capaz de cerrar ventas ininterrumpidamente… Lo mismo sucede con el manejo del tiempo: hay que ser capaz de hacer varias cosas a la vez, pero sin descuidar nunca el ritmo de cierre de tareas. Conozco a gente que planifica muy bien, pero que después es incapaz de terminar una tarea y pasar a la siguiente, siempre falta algún detalle, siempre hay que revisar alguna cosa o alguna duda de última hora.

Y por último, como no vivimos en mundos aislados, la otra gran clave del manejo del tiempo es la de gestionar adecuadamente las relaciones con los demás. Saber gestionar las interrelaciones, conocer a los que te rodean y saber distinguir a la gente que cumple de aquellos que no tienen ningún problema en no cumplir con sus compromisos y que te pueden tirar por tierra toda tu planificación a la espera de que ellos entreguen su parte.

Hay diferentes tipos de personas que no cumplen con sus compromisos:

• Los que sencillamente son incapaces. Personas que siempre tienen algún problema, algún detalle o alguna dependencia que siempre les impide terminar una tarea en plazo.
• También hay personas centrados en sus prioridades y que no tienen problema en incumplir sus compromisos porque priorizan lo suyo sobre lo de los demás.
• «Las flores del campo» esas personas que están ahí y que hacen cosas, pero que nunca puedes estar seguro de qué es lo próximo que van a hacer o cuando lo van a acabar.

Seguro que si lo piensas, le puedes poner cara a cada uno de estos estereotipos… Pues manejar eficazmente el tiempo también pasa por reconocer y gestionar adecuadamente a las personas de tu entorno.

Quien cumple es raro que se queje de más y sin embargo, quien no cumple suele echar la culpa a los demás.

El premio de la correcta planificación del tiempo es la bonita sensación de elegir tu lo que haces en lugar de que te arrastren las llamadas, interrupciones e urgencias, algo casi tan bonito como el dolce far niente en vacaciones…

También hay que saber ser un poco egoísta y dejarse tiempo para uno mismo, para cuidar de uno mismo y hacer cosas que te diviertan. En definitiva, invertir algo de tiempo en uno mismo para conseguir lo que ya decían los romanos: «mens sana in corpore sano»

INFOGRAFÍA 15 FRASES SOBRE EL MANEJO DEL TIEMPO

Y no se me ocurre mejor manera de acabar este post que con una Infografía con una recopilación de 15 frases sobre el manejo del tiempo.

Autor: Conrado Martínez www.conradoymas.com